Metodologia 5w2h: como aplicar no seu negócio
O 5W2H é uma ferramenta de gestão e planejamento que auxilia na organização de ações, definição de responsabilidades e estabelecimento de prazos de forma clara e objetiva. Esse conceito pode ser um apoio valioso para o gerenciamento de revendas de gás.
Seu nome deriva das iniciais, em inglês, de perguntas que orientam a implementação e a execução de tarefas e projetos de um plano. Dessa forma, ao responder a essas perguntas, é possível elaborar ações mais eficazes.
De acordo com o Sebrae, “a 5W2H deveria ser obrigatória em cada parte do plano de negócio tradicional, pois ofereceria orientação na implementação de cada decisão mencionada no documento”. Portanto, vamos entender melhor esse tema?
Conceito do 5w2h
Antes de mais nada, vamos explicar o conceito da metodologia: os 5W e os 2H são as iniciais em inglês das sete perguntas que a compõem:
- What (o que será feito?)
- Why (por que será feito?)
- Who (quem fará?)
- Where (onde será feito?)
- When (quando será feito?)
- How (como será feito?)
- How much (quanto custará?)
Desse modo, responder às perguntas garante a eficiência e a compreensão das atividades a serem realizadas.
Afinal, o que significam os 5w e os 2h?
A 5W2H é muito útil quando atrelada a outras ferramentas analíticas ou a planos que requerem ação. Por exemplo, após concluir análises como SWOT, BCG, 5 Forças de Porter ou PEST, é importante definir os próximos passos.
Nesse momento, a 5W2H se torna imprescindível. Isso porque é preciso definir as seguintes questões:
- O que (what) será feito para capturar a oportunidade?
- Por que (why) isso será feito desta forma?
- Quem (who) será o responsável por capturar a oportunidade?
- Onde (where) serão executadas as ações para transformar a oportunidade em resultados para o negócio?
- Como (how) a oportunidade se tornará realidade?
- Quanto (how much) será investido na realização da oportunidade?
What (o quê?)
Refere-se à ação, problema ou desafio que deve ser executado ou solucionado. Ou seja, o what é a descrição detalhada da tarefa, objetivo ou projeto. É fundamental definir claramente o que precisa ser realizado para que todos os envolvidos compreendam o escopo da ação.
Who (quem?)
O who define quem será o responsável pela execução do planejamento. Desse modo, identificar os responsáveis é crucial para garantir que todas as etapas sejam realizadas por pessoas capacitadas e comprometidas.
When (quando?)
Estabelece o cronograma sobre quando ocorrerão os procedimentos. O when prevê o prazo para a realização das tarefas e define o prazo de conclusão de cada etapa do plano de ação, permitindo o monitoramento do progresso.
LEIA MAIS: 4 fatores fundamentais para uma revenda de gás ter sucesso
Why (por quê?)
Nesse sentido, o why justifica os motivos e objetivos da ação ou solução proposta. Assim, explica a razão pela qual a tarefa ou o projeto está sendo realizado. Além disso, justifica a importância e os benefícios esperados, ajudando a motivar os envolvidos e a alinhar as ações com os objetivos do negócio.
Where (onde?)
Informa o local de realização de cada um dos procedimentos. O where determina o local, que pode ser um departamento específico, uma unidade de negócio ou um local físico, conforme a natureza do projeto.
Metodologia 5w2h: How much (quanto?)
Determina quanto custará cada procedimento e o custo total. Assim, o how much calcula os custos envolvidos incluindo estimativas de recursos financeiros, materiais e humanos necessários para completar o plano de ação.
How (como?)
O how explica como serão executados os procedimentos para atingir os objetivos pré-estabelecidos. Descreve o método ou processo que será utilizado para realizar a tarefa ou projeto. Detalha as etapas, técnicas e ferramentas que serão empregadas para garantir a execução eficiente e eficaz.
Exemplo de aplicação da 5w2h
Considere uma empresa que deseja implementar um novo sistema de transporte. Aplicando o 5W2H:
- What: implementar um novo sistema de transporte;
- Why: melhorar a eficiência operacional, a qualidade dos serviços e a integração com o cliente;
- Who: equipe de entrega, com suporte de consultoria externa;
- Where: em toda a empresa;
- When: nos próximos seis meses;
- How: realizar análise de requisitos, selecionar fornecedor, personalizar o sistema, treinar funcionários e implementar;
- How much: investimento previsto de R$ 500 mil (estimar os custos de aquisição, implementação e treinamento).
5w2h para revenda de gás
Ao planejar a abertura de uma revenda de gás, o empreendedor pode utilizar o 5W2H para estruturar seu plano de ação:
What: abrir uma revenda de gás da Ultragaz;
- Why: atender à demanda local por gás de cozinha e aproveitar oportunidades de negócio no setor energético;
- Who: o próprio empreendedor e uma equipe inicial de funcionários;
- Where: em uma região estratégica da cidade, com fácil acesso para distribuição;
- When: inauguração prevista para daqui a seis meses;
- How: obtenção de licenças necessárias, parceria com a fornecedora de gás, contratação e treinamento de equipe e campanhas de marketing local;
- How much: investimento inicial mínimo de R$ 80 mil.
A ferramenta 5W2H também pode ser utilizada de forma independente para implementar decisões simples, como a aquisição de um novo veículo ou a execução de uma atividade pontual.
Nessas situações, o preenchimento dos campos do 5W2H em um formulário feito em editor de texto, planilha ou mesmo no corpo de uma mensagem eletrônica já é suficiente para a elaboração do plano de ação.
Para a revenda de gás, a aplicação do 5W2H pode, ainda, ajudar a estruturar os processos de distribuição e de atendimento ao cliente:
- What: otimizar o sistema de gestão de pedidos e entregas de gás;
- Why: melhorar a eficiência na distribuição, reduzir atrasos e aumentar a satisfação dos clientes;
- Who: gerência e atendimento ao cliente;
- Where: áreas de entrega;
- When: iniciar a implementação do sistema no próximo mês e concluir até o fim do trimestre;
- How: consultar a Ultragaz, treinar a equipe e monitorar a eficácia do novo processo;
- How much: estimar os custos de treinamento e implementação.
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LEIA MAIS: Como a Ultragaz apoia o marketing de suas revendas
Para abrir uma revenda oficial da Ultragaz, é necessário um capital mínimo de R$ 80 mil, embora esse valor possa variar conforme a região desejada. O suporte da empresa é completo, incluindo treinamentos, consultoria especializada e ferramentas de gestão.
Recomenda-se entrar em contato diretamente com a Ultragaz para obter informações detalhadas e atualizadas sobre os requisitos e procedimentos necessários para se tornar um(a) revendedor(a).
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Com informações do Sebrae e da FIA (a inteligência artificial coparticipou da edição deste texto).
